29/11/2021
Según el Abecé del documento de soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN, la nómina electrónica, es un documento digital e independiente por cada empleado de la organización, que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que pueden deducir en el impuesto sobre la renta.
Justamente es esto lo que hace Alladin ERP, usted seguira elaborando o, mejor, liquidando su planilla de nomina en excel, como la mayoria lo hacen, o con un software especializado de nomina, Lo que hace Alladin ERP es transmitir los recibos de pago de nomina a la DIAN.
Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.
El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.» La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.
Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.
Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:
«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
La Ley 2155 de 2021 modificó el contenido del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– para hacer alusión al conjunto del sistema de facturación, el cual se encuentra conformado por el documento equivalente electrónico, factura electrónica, documento soporte en compras con no obligados a facturar, nómina electrónica, Radian, entre otros.
Así, en la nueva versión del inciso tercero del artículo en mención se estableció que la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del ET, relativa a la sanción por no enviar información o enviarla con errores.
Así mismo, la expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos en la normativa que los regula dará lugar a la sanción del artículo 652 del ET, equivalente al 1 % del valor de la operación facturada o registrada según el tipo de documento, sin que esta exceda de 950 UVT.
Adicionalmente, la no expedición de estos documentos acarreará la sanción del artículo 652-1 del ET, con la cual serán objeto de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde ejerzan la actividad económica, profesión u oficio.
Por tanto, en caso de incumplirse la obligación de transmitirle a la Dian la nómina electrónica, además de no poder imputarse dentro de la declaración de renta el costo de la nómina no transmitida, también se verán expuestos a las sanciones antes mencionadas, según sea el caso.
La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.
Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»
Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»
En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se entiende que son 10 días calendario.
Si se tratara de mano de obra que se contabiliza como parte del costo se utilizaría la cuenta 6105.
Cuentas utilizadas en la liquidacin de nomia dependiendo de los conceptos liquidados:
Cuentas Debito (Devengado)
Cuentas Credito (Deducciones)
Fuentes: