Ajustes de Establecimiento

Configuracion o Ajustes del registro de Establecimiento.

Tema Relacionado ESTADO DE LOS ESTABLECIMIENTOS

Los datos contenidos en esta seccion son de extrema importancia para el fucionanmiento del sistema Alladin, si no esta seguro de la informacion que debe ingresar no haga ningun cambio

Para ingresar a los ajustes de Establecimiento siga por Ajustes Generales > Establecimientos > Ajustes

En la lista de establecimientos seleccione el que desea editar presionando el icono "Editar" Llene los campos con la informacion que corresponda asi:

Tipo De Establecimiento Seleccione el tipo de establecimiento que mas se ajuste a su modelo de negocio
Clase Seleccione la clase de establecimiento, de acuerdo a la clase sera el tipo de facturacion sel sistema Alladin
- Administracion Facturacion detallada con representacion grafica en hojas tamaño carta
- Tienda - Supermercado Requiere de una factuacion rapida mediante codigo de barras o botones con la descripcion del producto, se imprime en tira de papel especial con impresora especiales
- Alimentos y Bebidas Requiere de una facturacion muy visual mediante botones con la imagen de los productos, manejo de puntos de consumo como mesas, habitaciones o carpas entres otros, manejo de comandas y produccion, se imprime en tira de papel especial con impresora especiales
- Parqueadero Captura de la placa de un vehiculo al ingresar al paraqueadero, el valor de la factura lo da el tiempo que estuvo el vehiculo en el parqueadero, se imprime en tira de papel especial con impresora especiales
Codigo Elija un codigo para el establecimiento, debe ser de 4 caracteres alfanumericos
Nombre Que identifica al establecimiento y lo diferencia de los otros dado el caso que tenga varios
Almacen Asignado Seleccione el Almacen o bodega por defecto para la mercancia que se maneja en el establecimiento, debe estar creado en Inventario > Almacenes
Direccion Ubicacion del establecimiento
Telefono Numero de telefono del establecimiento
Ciudad Ciudad dondee se encuentra el establecimiento
Administrador Persona que administra el establecimiento, debe estar creado como empleado en Recursos > Empleados
Cajero Principal Persona que atiende la caja en el establecimiento, debe estar creado como empleado en Recursos > Empleados
Cliente en caja pos defecto Cliente para la venta de contado, debe ser el Adquiriente Final y estar creado en CRM > Contactos
Cuenta de Caja: Seleccione la cuenta de caja para el establecimiento, este campo se implementa a partir de la version 22046 y la dinamica es la siguiente:
- En la seccion de parametros de empresa, Ajustes Generales > Empresa > Parametros, continua en vigencia el campo obigatorio "Cuenta De Caja" el cual vamos allamar global puesto que lo pueden usar todos los establecimientos incluso los de tipo administraciones, entonces, si se ajusta el valor "Cuenta De Caja" del establecimiento diferente de administracion, en una cuenta con numero 11050501 y nombre CUENTA DE CAJA PUNTO DE VENTA 1 todas las ventas y los movimientos de caja del establecimiento se veran reflejados en esta cuenta, es decir, al ajustar la cuenta del establercimiento a un valor diferente de Global, esta tiene prelacion sobre la Global.

Facturación

En esta seccion ingresamos los datos correspondientes al tipo de facturacion y a la autorizacion que emite la DIAN para la emision de Facturas Convencionales y Electronicas.

Dependiendo del tipo de Facturacion se llenan los campos

Facturación Electronica

En Colombia, es el sistema de facturacion obligatorio para todo el que este obligado a facturar o el que lo quiera hacer de forma voluntaria

Los siguientes campos solo se llenan para el tipo de facturacion electronica, ingrese la informacion que corresponda asi:

IdentIficacion Del Software Lo da la DIAN al momento de registrar el software en los modos de oreracion (pagina de la DIAN > Facturacion Electronica > Habilitacion)
Pin Del Software Lo da la DIAN al momento de registrar el software en los modos de operacion es un numero aleatorio que se pide, puede ser cualquiera, para el software Alladin este pin son los cinco ultimos digitos del NIT del cliente.
Llave Tecnica de Software La Emite la DIAN al momento de registrar los modos de Facturacion Electronica
Tipo de Facturacion Seleccione Electronica, (a partir de noviembre 1 de 2020 la facturacion electronica es obligatoria para todas las empresas)
Ambiente o Modo Seleccione Habilitacion o Produccion de acuerdo al modo de facuracion en el que se encuentre en el proceso de implementacion de facturacion electronica

Facturación Convencional

Se hace con el Documento equivalente llamado "SISTEMA POS", este tipo de facuracion solo necesita del formulario de de "Autorizacion Numeracion de Facturacion" (1876)

Los siguientes campos son comunes a los dos tipos de facturacion, ingrese la informacion que corresponda asi:

Tipo de Facturacion Seleccione Convencional para el SISTEMA POS o Electronica para la factura electronica, (a partir de noviembre 1 de 2020 la facturacion electronica es obligatoria para todas las empresas)
Ambiente o Modo Seleccione Habilitacion o Produccion de acuerdo al modo de facuracion en el que se encuentre en el proceso de implementacion de facturacion electronica, para el SISTEMA POS, ingrese Produccion
Numero Resolucion O Formulario Numero del formulario que nos estrega la DIAN
Fecha De Expedicion Fecha en la que fue emitido el Formulario.
Texto Resolucion Ingrese el texto referente a la Resolucion de la DIAN, este se pintara en las Facturas. (Ej. Formulario de Resolucion Numero #######)
Prefijo Factura Dato alfa numerico de, hasta, 4 caracteres que precede al numero de la factura, siempre que solicite una nueva resolucion asignele un prefijo.
Numero Inicial Numero en el que inicia la secuencia
Numero Final Numero en el que finaliza la secuencia
Iniciar En Le indica al software Alladin ERP conque numero debe continuar, puede ingresar el mismo numero que ingreso en Numero Inicial o alguno que este dentro del rango
Fecha Inicial Fecha en la que empieza a regir la numeracion
Valida Hasta Fecha en la que finaliza la autorizacion, al finalizar la resolucion se debe sacar una nueva

IMPORTANTE: El prefijo de los documentos electronicos debe ser diferente, preste especial cuidado al asignar los prefijos de las notas credito, las notas debito y los soportes de nomina estos debes ser diferentes al de la factura electronica y diferentes entre si.

Nombre Documento De Venta Nombre del Documento de Venta, algunos pueden ser Factura Electronica de Venta o Sistema POS
Archivo Representacion Grafica Nombre del archivo que se utiliza para emitir el formato de factura, se usa para la factura personalizada, Alladin ERP cuenta con una representacion grafica Estándar para la factura como se muestra a continuacion

Para el prefijo de facturas tenga en cuenta que no termine en numero, el prefijo va unido al numero de factura (PREF9900000) y se prestaria para confuciones (Ej. NO elija POS1 o ADM5, SI elija 1POS o A5DM)

Soportes de Nomina

Campos Nomina Llene los campos con la informacion que corresponda asi:

IdentIficacion Del Software Lo da la DIAN al momento de iniciar el proceso de validacion o habilitacion (pagina de la DIAN > Facturacion Electronica > Habilitacion)
Pin Del Software Lo da la DIAN al momento de registrar el software en los modos de operacion es un numero aleatorio que se pide, puede ser cualquiera, para el software Alladin este pin son los cinco ultimos digitos del NIT del cliente.
Llave Tecnica de Software La Emite la DIAN al momento de registrar los modos de Nomina Electronica
Tipo de Nomina Seleccione Convencional o Electronica
Ambiente o Modo Seleccione Habilitacion o Produccion, si ya supero la habilitacion estara en Produccion
Docs Electronicos Contratados: Cantidad de Soportes de Nomina asignados al plan Alladin, se utiliza minimo 1 al mes por cada empleado.
Fecha Inicial: Fecha en que inicia a usar los soportes de nomina
Valido Hasta: Vigencia del plan.

Los soportes de nomina NO necesitan una resolucion de numeracion emitida por la DIAN y tampoco hay que actualizarla

Prefijo Documento: Asigne un prefijo que sea diferente al de los demas documentos
Numero Inicial: Numero inicial del rango de numeracion
Numero Final: Numero final del rango de numeracion, normalmente 999999
Iniciar En Le indica al software Alladin ERP con que numero debe continuar, puede ingresar el mismo numero que ingreso en Numero Inicial o alguno que este dentro del rango

Para Grabar o Actualizar la informacion de la nomina electronica:

IMPORTANTE presionar los botones en el orden que se indica

Presione el Boton "Boton Grabar"
Presione el Boton "Autenticar Software NEL"
Presione el Boton "Autenticar Resolucion"
Presione el Boton "Boton Grabar"

ESTADO DEL ESTABLECIMIENTO

En la pagina de inicio de Alladin ERP puede ver la desccripcion de los estados de cada establecimiento