Kardex

Informe Del Kardex

Lea Tambien Como encontrar los descuadres de Inventario

El kardex es un documento para administrar la mercancía que un negocio tiene en un almacén. En él se realiza el registro de los cambios que suceden con los bienes, materia prima o productos de la empresa. Principalmente se enfoca en los movimientos de entradas y salidas de productos comerciales del inventario, estos movimientos se pueden dar por varios conceptos como lo veremos mas adelante.

En Alladin, el kardex se genera automaticamente con el registro de los documentos que afectan el enventario.

Los documentos por los cuales se mueve el Kardex son:

  • Compra de Mercancias
  • Factura Electronica de Venta o Documento equivalente
  • Movimiento de Inventario
  • Notas Credito

Por su parte los tipos de movimiento son:

  • Saldo inicial
  • Entrada
  • Salida
  • Ajuste
  • Ajuste a Fisico
  • Toma de Inventario
  • Traslado
  • Cierre Fac
  • Cierre POS
  • Abre Fac
  • Abre POS
  • Explosion
  • Explosion2

La persona encargada del control del inventario y; por ende, del kardex debe prestar especial atencion en el ingreso de mercancias y registrar con comentarios en el documento de entrada cualquier alteracion en la entrega de las cantidades como pendientes de entrega, mercancia averiada, mercancia imperfecta o mercancia caducada.

Para ingresar al Reporte de Kardex siga por el Menu General de Alladin Seccion Reportes - Inventarios - Kardex Llene los campos con la informacion que corresponda

  • Fecha De Inicio Y Fecha De Corte: Los movimientos, en el kardex, se registran en la fecha que se causan, ingrese las fechas de inicio y final que desea incluir en el reporte.
  • Producto: Seleccione el Producto que desee Incluir el movimiento o dejelo en "Todo" para ver el movimiento de todos los productos
  • Tipo Documento: Seleccione Un tipo de movimiento o dejelo en "Todo" para incluir todos los tipos de movimiento
  • Numero Doc: Si ha seleccionado un Tipo de Documento Diferente a "Todo" puede ingresar el numero del documento al cual le quiere hacer un seguimiento
  • Almacen: Seleccione el almacen que incluir el movimiento o dejelo en Todo para incluir todos los almacenes.

Presione el boton "Imprimir" para ver el reporte

Descripcion del Contenido

El reporte se muestra clasificado por almacen y producto, en el detalle de cada producto tenemos:

  • Fecha: Corresponde a la fecha en la que se causa el movimiento
  • Origen: Correponde al establecimiento donde se origino el movimiento
  • Docmto: Tipo de Documento...
    • C: Compra
    • F: Factura Electronica
    • POS: SISTEMA POS
    • MINV:Movimiento de Inventario
    • NCR: Nota Credito
  • Numero: Numero del Documento
  • Fecha: Fecha del Documento
  • Tipo Tra: De Cuerdo al Tipo de transaccion, se pueden calsificar en transacciones de Entrada o Salida de productos o insumos del Inventario
    • Abre Fac: Proceso de abrir una factura electronica. Entrada
    • Abre NCr: Proceso de abrir una nota credito. Entrada
    • Abre POS: Proceso de abrir un Sistema POS. Entrada
    • Ajuste a Fisico: Concepto de movimiento de inventario. Entrada o Salida para ajustar al fisico
    • Ajuste Inventario: Concepto de movimiento de inventario. Entrada o Salida segun sea el ajuste
    • Cierre Ent: Proceso de cierre de entrada de inventario. Salida
    • Cierre Fac: Proceso de cierre de factura electronica. Salida
    • Cierre POS: Porceso de cierre de sistema POS. Salida
    • Entrada: Concepto Movimiento de inventario. Entrada al almacen seleccionado
    • Explosion: Salida por explosion de insumos. Salida
    • Saldo Inicial: Concepto de movimiento de inventario.
    • Salida: Concepto de movimiento de inventario. Salida del almacen seleccionado
    • Traslado: Concepto de movimiento de inventario. Salida de un almacen y Entrada a otro almacen
  • Inicia: Inventario inicial antes del movimiento
  • Entra: Cantidad que entra al Inventario del Producto
  • Sale: Cantidad que sale del Inventario del Producto
  • Finaliza: Inventario Final despues del movimiento

Descuadres

Nos enteramos de un descuadre en el inventario cuando hacemos un comparativo entre la informacion que tiene la App Alladin (hablamos del sistema en conjunto) y el Inventario Fisico. El reporte del sistema muestra lo que debe de haber segun los documentos de entrada y salida, y el invenatrio fisico es lo que hay en el inventario.

  • La formula para hallar el descuadre es Invnetario Fisico - Inventario del Sistema = Descuadre
  • Cuando Descuadre es 0 el inventario esta ajustado
  • Cuando Descuadre es Negativo hay Faltante en el Inventario
  • Cuando Descuadre es Positivo Hay Sobrante en el Inventario

Sobran en el Fisico Faltan en el Sistema

Vamos a dar el ejemplo del Producto X, segun el Sistema hay 10 Unidades y en el Inventario Fisico hay 15 Unidades; es decir, que "Sobran" 5 Unidades en el Fisico.

Algunos de los motivos por los cuales pueden haber Sobrantes en el Inventario son:

  • Mercancia pendiente de ingresar
  • Se Entrego Menos Cantidad en un despacho
  • Documentos pendientes de Contabilizar (Compras, movimiento de Inventario por concepto de entrada, Notas Credito)
  • Documento de Ingreso (compra, entrada, devolucion, etc) registrado en el inventario de la App pero la mercancia no ha ingresado fisicamente en su totalidad
  • Una Factura electronica o documento equivalente que se debio anular pero no se anuló
  • La devolucion de la mercancia registrada en el documento NO reingresa al inventario hasta que se haga la correspondiente Nota Credito.
  • La mercancia llego pero aun no se le hace el ingreso al sistema
  • La mercancia llego y se le hizo el ingreso por Menor cantidad

Faltan en el Fisico Sobran en el Sistema

Siguienedo con nuestro Producto X, Alladin nos informa que deben de haber 15 Unidades y el Inventario fisico nos dice que hay 10, es decir que "Faltan" 5 Unidades en el Fisico.

Algunos de los motivos por los cuales pueden haber faltantes en el inventario son:

  • Mercancia pendiente de entregar
  • Se entrego mercancia de mas en un despacho
  • Documentos pendientes de Contabilizar (Ventas, movimiento de Inventario por concepto de Salida)
  • Mercancia Vendida y No entregada
  • Factura electronica o documento equivalente sin Contabilizar
  • Documento de Ingreso (compra, entrada, devolucion, etc) registrado en el inventario de la App con mas cantidad de la que realmente ingreso
  • La mercancia llego y se le hizo el ingreso por mayor cantidad
  • Perdida de mercancia entre otras...

Las mercarcias entran o salen del inventario unicamente cuando el documento (factura, compra, movimiento, etc) se Cierra y su estado queda en Cerrado

Buscando los Descuadres

  1. Lo primero es hacer la toma de inventario Administracion > Inventario > Movimiento por concepto de Toma de Inventario. Puede imprimir el formato para toma de inventario en Reportes > Punto de Venta > Toma de Inventario Lea Tambien Comparativo y ajuste Siguiendo con nuestro Producto X y de acuerdo con el inventario fisico hay 52 Unidades y en el Sistema hay 93 Unidades; es decir, que hay un Descuadre de 41 Unidades segun el documento de toma de inventario. Normalmente se ajusta al fisico, realmente hay dos opciones. a) Buscar 41 undades fisicamente e ingresarlas al sistema por medio de un movimiento de inventario. b) Buscar en el sistema 41 unidades que no se han descargado; y logicamente, hay que buscar el origen del descuadre para proceder con el ajuste y dejar cuadrado el inventario.

Si consultamos las existencias del producto Administracion > Inventario > Existencias vemos que; efectivamente, hay 93 Unidades del Producto X

  1. El Paso a seguir es emitir el informe de kardex desde la fecha de inicio o del ultimo ajuste hasta la fecha actual del Producto X
  2. Analizar uno a uno los documentos de entrada y salida C-Compra, POS-Sistema POS, MINV-Mov de Inventario y NC-Nota Credito; y los tipos de transaccion Cierre Ent, Cierre FPOS Traslado y Abre POS con el fin de verificar que el movimiento se hizo
  3. Si se observa cuidadosamente el informe de ejemplo, hay dos doumentos POS con tipo de transaccion Abre POS, lo que quiere decir que los documentos se abrieron para hacer algun cambio, devería de haber un Movimiento Cierre POS por cada documento pero no lo hay. El resto de documentos se ben bien. Veamos Las Facturas
  4. Vemos que en la Factura AADM713 se vendio un Producto X y en Factura AADM716 se Vendieron 40 Unidades del mismo producto
  5. Procedemos a Cerrar los documentos POS AADM713 y AADM716 en la tabla de Facturas Administracion > Ventas > Facturas
  6. Se emite el informe de kardex de nuevo...
  7. Se consultan las existencias del producto...
  8. Y vemos que el inventario cuadra, es decir que Fisico es Igual a Sistema

Se podria pensar que, en este caso, se hubiese podido hacer un movimiento de salida para corregir el inventario y evitar así revisar el kardex. Si es posible, y el resultado seria el mismo, pero en cualquier momento el usuario se puede encontrar con los documentos abiertos y proceder a cerrarlos descuadrando el inventario de Nuevo.

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