Proceso de Implementacion

Proceso de implementacion de Factura Electronica en Alladin ERP

Certificado Digital

El Certficado Digital se emite a una empresa o negocio representado por una persona quien actúa como responsable y poseedor del certificado emitido; bajo esta característica, con él, que se podrá firmar las facturas electrónicas solicitadas por la DIAN.

El Certificado digital es lo primero que se debe tener para iniciar con el processo de habilitacion como facturador electronico, lo debe diligenciar y costear el cliente, desde el año 2020, sugerimos a nuestros clientes adquirirlo con la firma Thomas Signe por precio y agilidad en el tramite que tiene una duración de 5 a 8 días hábiles después de recibir toda la documentación completa y correcta. Si tiene un certificado de otro proveedor, tambien lo podemos utilizar.

La importancia de utilizar certificado digital personalizado

  • Evita que terceros envíen documentos a la DIAN en nombre de otra persona sin autorización. En caso que uno de esos terceros emita una factura electronica de forma fraudulenta, no solo el propietario del certificado se ve afactado; por el contrario, se afectan todos los que esten utilizando el mismo certificado
  • Evita asumir costos judiciales por transacciones que no fueron autorizadas
  • Sirve para firmar Factura electrónica, Nomina electrónica, Documento de soporte en adquisiciones a no obligados, Eventos de aceptación o reclamos sobre documentos recibidos

Para dar comienzo con el proceso de emision del certificado digital, solo envia un correo electronico solicitando una cotizacion del mismo asi:

  • Para: comercial@thomas-signe.co
  • Asunto: Certificado Digital - NOMBRE DE LA EMPRESA
  • Mensaje: Por favor cotizar certificado digital de facturacion electronica para
    • Nombre de la empresa o persona natural
    • Numero del NIT con Digito de validacion
  • Le responden con otro email con la cotizacion
  • Responda al mismo correo y con el mismo asunto con la palabra Aprobada

De ahi en adelante se inicia un intercabio de correos que tienen como objetivo la emision del certificado digital

Algunos pasos a tener en cuenta en el proceso

Generar Archivo .CSR

Se deben generar los archivos .CSR y .KEY, La herramienta recomendada es LeaderSSL

  • Responda al email adjuntando los documentos solicitados diligenciados como se explica en el instsructivo y el archivo .CSR
  • Si alguno de los documentos no esta diligenciado como se solicita en el instructivo, llega otro email informando las correcciones que debe hacer, corrijalas y reenvie el email

Por favor enviar todos los documentos en pdf o jpg cada uno de manera independiente, es decir, en archivos independientes según lo solicitado, no se reciben los documentos en un único archivo.

  • Llega otro email informando al representante legal que en los próximos días recibirá, de la cuenta de correo RaThsigne una cita para una videoconferencia con el fin de validar su identidad, ésta no tendrá una duración mayor a 10 minutos y luego de ella le enviaran el Certificado Digital
  • Llega otro email con el link para conectarse a la video llamada confirmando la fecha y la hora.
  • Para la conferencia tenga lista la cedula del representante legal o una persona a quién autorice para realizar el proceso de solicitud y será a quién le asigne las claves al certificado.
  • LLega otro email con el Certificado Digital, son dos archivos, un .PEM y un .CER

Video Identificacion

Conversion del Certificado Digital

Esta segunda parte solo deben hacerla una vez se haya generado el certificado digital

  • Esperar .PEM y/o .CER que Thomas le generará
  • Cuando recibas de parte de RaThsigne el Certificado Digital, los recibes en 2 tipos de archivos o formatos, uno es .PEM y otro es .CER.
  • Para el proceso de conversión a PFX, debes descargar el .PEM, únicamente.

No es necesario abrir el archivo. Solo hay que guardar el archivo en su carpeta de preferencia.

Generar Archivo .PFX

Para poder generar el archivo .PFX ingresa a este link: LeaderSSL En este momento se descarga de manera automática el certificado en .PFX, lo encontrara en la carpeta de descargas de su computador. Cuando se descargue de manera completa lo abren y se inicia el proceso de importación del mismo.

En esta ventana de importación siguen los pasos y quedará guardado en el Almacén de Certificados. Usted puede saber que esta listo porque tendrá el nombre del sistema de facturación o de nomina o también el nombre de la razón social o de la persona natural y porque el ícono es un sobre blanco con una llave amarilla sobre él.

Utilice el archivo .PEM junto el .KEY o clave privada generada inicialmente, para poder hacer la conversión al formato PFX exigido por la DIAN.

En este momento se descarga de manera automática el nuevo archivo .PFX cuando se descargue de manera completa lo abren y se inicia el proceso de importación del mismo.

Usted puede saber que esta listo porque tendrá el nombre del sistema de facturación y porque el ícono es un sobre blanco con una llave amarilla sobre el.

Convertir archivo .PFX a Base64

El archivo .pfx, se convierte a base64 en la pagina a https://www.browserling.com/tools/file-to-base64,

  • Se entrega una serie de caracteres como los de la figura anterior

Autenticar Empresa

Ingrese por Ajustes Genrales > Empresa > Ajustes

  1. El archivo .PFX convertido a Base64 debe ir en el campo Certificado Digital Base64
  2. Campo Contraseña Certificado ingrese la contraseña que genero en la conversion del archivo .pfx
  3. Ingrese la fecha limite del certificado digital en el campo Valido Hasta
  4. Seguimos en Ajustes Generales - Empresa - Ajustes, asegurese de haber llenado todos los datos de la empresa
  5. De clic en el boton Guardar Cambios
  6. De clic en el boton Autenticar Empresa, esta accion Registra la empresa en la API y nos trae los valores que van en los campos Token De Empresa y Token De Autorizacion (Password)

IMPORTANTE: La opcion Autenticar Empresa solo se hace una vez cuando la empresa inicia a facturar de forma electronica.

  1. De clic en el boton Guardar Cambios
  2. Por ultimo, de clic en el boton Autenticar Certificado, esta accion registra el certificado digital en la API
  3. De clic en el boton Guardar Cambios una vez mas.

Con esto termina el proceso de registro del Certificado Digital en Alladin ERP

Para autenticar, renovar o actualizar el Certificado Digital solo siga los pasos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, y 9 de la seccion anterior EL 6, Autenticar la Empresa, NO ES NECESARIO

Habilitacion Factura Electronica en la DIAN

Si contrato nuestro servicio de Habilitacion FEL omita este paso y continue en Enviar Token

Siga las insrucciones correspondientes a como habilitarse con Software Propio para Facturar Electronicamente del video Instructivo Habilitacion FEL de la DIAN

Los Datos de Nombre del Software y Pin del software estan en el documento "Entrega de Credenciales" que se le envia con la apertura de la Cuenta

Ingrese a Ajustes Generales - Establecimientos - Ajustes - EDITAR ESTABLECIMIENTO en Alladin ERP

Del set de pruebas que se genero vamos a necesitar:

  • LLene todos los campos del establecimiento como se indica en Establecimientos
  • TestSetId que se muestra en la siguiente imagen, copie la serie de caracteres y peguelos en el campo TestSetId (Solo Habilitacion)
  • Id y PIN del software que se muestran en la siguiente imagen, copie los valores y peguelos en los campos IdentIficacion Del Software y Pin Del Software respesctivamente
  • De clic en el boton Autenticar Software, esta accion Registra el Software en la API y nos trae el valor de Llave Tecnica De Software
  • De clic en el boton Grabar
  • De clic en el boton Autenticar Resolucion, esta accion Registra la Resolucion de Numeracion de facturacion en la API
  • De clic en el boton Grabar una vez mas.

Con esta configuracion Alladin ERP esta listo para hacer las pruebas de Habilitacion.

  • Envie 10 facturas, 1 Nota Credito y 1 Nota Debito
  • Ingrese a Habilitacion en la pagina de la DIAN
  • Si los documentos enviados fueron aprobados, se actualizara el RUT por oficio con la responsabilidad 52 Facturador Electronico y el set de pruebas queda inhabilitado.

El siguienrte paso es Pasar a Produccion

Paso a Produccion

Para continuar con el paso a produccion es necesario solicitar los rangos de numeracion en la DIAN

Solicitud de Rangos de Numeracion Para Factura Electronica

Siga las insrucciones correspondientes a como Solicitar de Rangos de Numeracion Para Factura Electronica del video Instructivo de solicitud de Rangos de Numeracion o en el documento Solicitud Habilitacion Rangos Numeracion Facturacion de la DIAN

Ingrese a Ajustes Generales - Establecimientos - Ajustes - EDITAR ESTABLECIMIENTO en Alladin ERP

Del Rango de Numeracion se genero vamos a necesitar:

  • LLene todos los campos correspondientes al Rango de numeracion de acuerdo con el formulacion 1806 que acaba de emitir en el establecimiento como se indica en Establecimientos y prestando especial atencion a los siguientes campos:
  • IdentIficacion Del Software Se deja igual
  • Pin Del Software Se deja igual
  • Llave Tecnica De Software Se importa con Actualizar Resolucion
  • Tipo Facturacion Seleccione Electronica
  • Ambiente Seleccione Produccion
  • De clic en el boton Grabar
  • De clic en el boton Paso a Produccion, esta accion le indica a la API que estamos generando Facturas Electronicas de verdad
  • De clic en el boton Grabar una vez mas
  • De clic en el boton Autenticar Resolucion, esta accion Registra la Resolucion de Numeracion de facturacion en la API
  • De clic en el boton Grabar una vez mas
  • De clic en el boton Autenticar Software Verificar
  • De clic en el boton Grabar una vez mas

Con esta configuracion Alladin ERP esta listo para Facturar Electronicamente.

Token de Ingreso al portal FEL de la DIAN

  • Ingresa por el portal https://www.dian.gov.co > Factura Electrónica > Habilitación
  • Ingrese sus credenciales y presione Entrar
  • Se envara un token de ingreso a la dirección de correo electrónico registrada en el RUT
  • Reenvíe este correo a soporte@7-soft.com

Este token tiene validez de una hora por lo que se recomienda estar pendiente por si se necesita otro token

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Actualizado 02/08/2023